Вопросы к Юристу

Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника

В этом случае к моменту увольнения у нее не будет зарплаты, из которой можно было бы удержать излишне выплаченные отпускные. Соответственно, компания не сможет применить статью 137 ТК РФ. Мнения юристов о том, может ли работодатель через суд взыскать с работника всю сумму излишне выплаченных отпускных, разделились. Одни полагаются, что для этого имеется соответствующее правовое основание.

Эксперты ссылаются на приказ Минздравсоцразвития России от 03.03.05 № 190 (далее – приказ № 190), который признал недействующим пункт 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв.

Возврат с работника переплаты по отпускным

Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Я так понимаю, работник отгулял ежегодный отпуск авансом, поэтому и образовалась переплата. 13 Февраля 2017, 08:29 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0 Свернуть Уточнение клиента Здравствуйте, Руслан, Да, вы правы.

13 Февраля 2017, 10:39

  • Юрист, г. КемеровоОбщаться в чате
    1. 8,2рейтинг

    Каковы судебные перспективы у работодателя взыскать сумму переплаты в случае отказа работника вернуть сумму в добровольном порядке?

    Излишне выплаченные отпускные при увольнении: возврат расчет

    Работодатель – налоговый агент наемного работника, а потому он и уплачивает НДФЛ и все страховые взносы.

    Работодатель обязан письменно уведомить сотрудника об излишнем удержании с отпускных НДФЛ в течение 10 дней после проведенных бухгалтерских операций.

    Работник пишет заявление работодателю с просьбой вернуть излишне удержанный НДФЛ.

    Возможно ли по закону при увольнении удержание излишне выплаченных отпускных — правила возврата денег, оформление

    Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц. Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа. Делать это необходимо в пользу работника.

    Чтобы рассчитать сумму задолженности за неотработанный период, подлежащую удержанию при увольнении, необходимо высчитанное число неотработанных дней умножить на сумму среднего заработка на время отпуска.

    Как можно отменить ошибочно оформленный отпуск работнику,если отпускные уже выплатили?

    В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической или иной ошибки, не являющейся .

    Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ). © Материал из КСС «Система Кадры»Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ruДата копирования: 21.04.2017 2.Ответ: В каких случаях можно отозвать сотрудника из ежегодного отпуска Н.З.

    Ковязина Работодатель может отозвать сотрудника из ежегодного отпуска , при условии что:

    1. сотрудник .
    2. на сотрудника не на отзыв (ч. 2 ст. 125 ТК РФ),

    Например, такая необходимость может возникнуть, если:

    1. в организации возникли неполадки в компьютерной сети и требуется участие системного администратора и т.
    2. в организации проходит выездная проверка налоговой или трудовой инспекции, в течение которой главному бухгалтеру и начальнику отдела кадров необходимо быть на рабочем месте,
    3. в организации проходит инвентаризация и обязательно присутствие материально-ответственного лица,

    Возвращаем отпускные уволившегося работника

    Если последний согласен, то погашение можно произвести путем удержания из оставшихся 80% «увольнительных» выплат либо работник внесет ­необходимую ­сумму в кассу или перечислит на расчетный счет работодателя.

    При удержании долга из последней зарплаты, полагающейся увольняющемуся сотруднику, вовсе не обязательно разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20% ограничение. Можно провести удержание сразу одной суммой.

    Но компания обязательно должна получить у сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из его расчета. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой.

    В этом случае положения ст. 138 ТК РФ о 20% ограничении применяться не должны (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Что делать, если работник отказывается погасить оставшуюся часть долга?

    Можно ли в этом случае взыскать необходимую сумму через суд? К сожалению, шансов на это мало.

    Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении

    Такое расставание не отбирает у последнего права на вычет излишне выплаченных сумм, а у работника – права на компенсацию за неотгуленный отпуск.

    Расчет излишне выплаченной суммы к удержанию выполняют по аналогии с .

    Краткий алгоритм подсчетов выглядит следующим образом:

    1. Определяем количество дней отпуска, положенного на день увольнения. Для этого подсчитываем страховой стаж. По общему правилу минимальный отпуск сотрудника составляет 28 календарных дней, а каждый отработанный месяц приравнивается к 2.33 дня. Из полученного периода вычитаем дни, которые сотрудником уже использованы. При этом можно получившееся число округлить в пользу работника.

    Важно: поскольку деньги сотрудник возвращает, а не получает, в пользу сотрудника считается округление числа в меньшую сторону. Например, не 2.33 дня, а 2 дня.

    Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из его зарплаты

    Причем это необязательно зарплата.

    Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними.

    Так же считают и специалисты Роструда.

    ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости “Согласно ст.

    137 ТК РФ работодатель может удержать из заработной платы работника (с соблюдением предусмотренного данной статьей порядка) задолженность этого работника в виде сумм, излишне выплаченных ему вследствие счетных ошибок.

    Круг этих сумм указанной статьей не ограничен.

    Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.

    Работник в мае 2017 года ушел в очередной отпуск, который был предоставлен авансом в соответствии с графиком отпусков. Сумма начисленных отпускных составила 25 600 руб. В июле 2017 года работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. При расчете ему была начислена сумма заработной платы в размере 34 300 руб. Предположим, что сумма излишне начисленных отпускных составила 5 600 руб. (25 600 - 20 000). Все выплаты производились по КВФО 4.

    1. Кроме корректировки суммы излишне начисленных отпускных следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Удержанию с работника подлежит сумма, фактически уплаченная ему за неотработанные дни отпуска, то есть за вычетом удержанного НДФЛ, которая равна 4 872 руб. (5 600 руб. - (5 600 руб. x 13%)).

    2. В соответствии со ст. 138 ТК РФ сумма излишне начисленных отпускных, которая может быть удержана с работника без его согласия, составляет 5 968,20 руб. ((34 300 руб. - 34 300 руб. x 13%) x 20%). Поскольку максимально возможный размер удержаний больше, чем сумма, которая была излишне начислена (5 968,20 руб. > 4 872 руб.), ее удержание производим полностью.

    Таким образом, сумма выплаты при расчете составила 24 969 руб. (34 300 - 4 459 - 4 872). Предположим, что указанная сумма выдана работнику из кассы учреждения.

    В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н были сделаны следующие записи:

    Нормативная база

    Причин «досрочного» увольнения с работы предостаточно. Они могут быть связаны с волей работника или распоряжением начальства. Первая группа включает в себя следующие обстоятельства:

    • необходимость переезда на постоянное место жительства в другой район или населенный пункт,
    • возникновение затяжного заболевания у работника или членов его семьи,
    • уход в декретный отпуск и принятие последующего решения о покидании рабочего места,
    • желание сменить место работы в силу различных причин (неподходящие условия, желание карьерного роста и т. д.).

    По инициативе работодателя сотрудники увольняются преимущественно в связи с допущением нарушений и отсутствием возможности справляться с возложенной на них работой. Исключительные случаи – увольнение по объективным обстоятельствам. Например, в случае медицинского заключения (ст. 77 ТК РФ), ликвидации (ст. 81 ТК РФ), прекращении работы предпринимателя, сокращение, смена владельца, призыв к службе (ст. 83 ТК РФ), непригодность к исполнению обязанностей.

    Выплата расчетных сумм в любом случае осуществляется по особым правилам. Основное ограничение заключается в доле удержания, на которую приходится не более 20% от величины, которая прописана в ст. 138 ТК РФ. Если долговое обязательство перед нанимателем представлено в большей сумме, сотрудник вправе обеспечить его исполнение в добровольном порядке.

    Порядок проведения расчетов при увольнении

    Правила проведения расчетных мероприятий традиционно включают в себя несколько базовых пунктов.

    Определение числа дней отпуска, которые не были отработаны.

    Определение суммы отпускных, которые не были «покрыты» наемным специалистом за время исполнения трудовых обязанностей. Для этого целесообразно применять следующее равенство:

    где под «СО» принято понимать денежную величину отпускных выплат за фактически не отработанные временные отрезки,

    «КД» — число дней, которые были «перегуляны»,

    «СЗ(Д)» — средний показатель заработка за один выход, по отношению к которому производилась оплата дней отпуска.

    Категорически запрещается учитывать средний заработок, присутствовавший на момент ухода. В результате применения данной формулы вряд ли можно будет получить целое число. Однако оно может быть округлено в пользу «наемника». Если на практике вышла ситуация, при которой число дней превысило длительность последнего нахождения в отпуске, нужно также принять во внимание фактические сведения за прежний отпускной период.

    Сложнее всего придется, если в процессе пребывания специалиста на отдыхе происходило повышение заработных плат. Потребуется использование повышающего коэффициента, на который увеличится часть отпускных выплат. То есть в соответствии с календарными данными придется отсчитать число дней, которые сотрудник провел не на работе, а затем определить, какая их часть приходится на момент, после которого оклады были повышены.

    На последнем этапе производится расчетная операция по сумме отпускных за неотработанные дни отпуска. Расчет осуществляется с применением практической формулы:

    где СО – положенная величина отпускных,

    ЧД – число дней, которые не были отработаны до фактической оплаты отпуска и после соответственно,

    СЗ – средний заработок в день.

    Правила определения количества дней отпуска для компенсации

    Для решения данной задачи используется специальная формула, в которой количество дней, которые не были отработаны, определяется с помощью формулы:

    В равенстве можно дать следующие расшифровки:

    КД — число неотработанных дней – это искомая величина,

    КИД – число использованных дней за весь период трудоустройства в фирме,

    КД (Г) – количество положенных суток отдыха в год (используется параметр 28 дней),

    КМР – число месяцев, на протяжении которых сотрудник исполняет должностные обязанности в стенах организации.

    Итоговая величина подлежит дальнейшему округлению до целого значения в пользу сотрудника, т. к. Трудовой кодекс РФ подобных действий не запрещает. Однако процесс округления возможен, как уже отмечалось, в пользу специалиста.

    Когда работнику предоставляется отпуск авансом?

    Право на данный вариант отдыха без каких-либо ограничений и условностей имеют сотрудники, которые проработали в новом отрезке времени хотя бы в течение нескольких дней. Однако оформление отпуска за предстоящий год противоречит нормам закона за исключением ситуаций, когда деятельность специалиста предполагает вредоносные и опасные трудовые условия!

    В ТК РФ понятия «отпуск авансом» не существует, однако на практике формулировка фигурирует нередко. Наперед отдых может быть предоставлен исключительно относительно ежегодного отпуска, подлежащего оплате, все остальные отрезки времени на отдых предъявляются своевременно по графику. Есть несколько льготных категорий граждан, которые вправе рассчитывать на привилегии и послабления, т. е. более лояльные условия наделения отпуском:

    • лица, не достигшие совершеннолетнего возраста,
    • сотрудницы «в интересном положении»,
    • люди, принимавшие участие в ВОВ,
    • совместители,
    • родители двоих детей и больше.

    Условия предоставления такого периода отдыха отличны от классических обстоятельств, при этом существует несколько характерно-отличительных признаков:

    • необходимо владеть информацией о периодах, включаемых в стаж,
    • оформить такой отпуск руководитель лишь имеет право, но не обязан,
    • минимальный показатель его длительности составляет ровно 2 недели,
    • замена посредством денежной выплаты невозможна.

    Что касается прочих категорий работников, предоставление отдыха осуществляется в соответствии с отработанным периодом года, при этом нужно заручиться согласием руководства.

    Юридические аспекты удержания излишне выплаченных отпускных

    Если размерный показатель долгового обязательства превышает денежную величину в 20% от начисленных расчетных, и со стороны сотрудника поступил отказ касательно добровольного возмещения величины превышения, работодатель сделать ничего не сможет. Неотработанные дни отпуска не могут считаться неосновательным обогащением, если со стороны работника не наблюдалась недобросовестность. Суды считают, что удержание – это право работодателя, но ни в коем случае не обязательство.

    Попробовать побороться за возврат в суде можно только если есть доказательства манипуляций со стороны сотрудника. Например, получение отпуска полной продолжительности на основании сообщения о беременности, которой на деле не было. Но даже в этом случае позиция работодателя будет очень слабой, и шансы на успех невелики

    Удержание из расчетных выплат

    Если наниматель принял решение об удержании с труженика заявленных сумм, согласия последнего лица не нужно. Однако работодатель обязуется придерживаться норм ст. 138 ТК РФ.

    То есть в его полномочиях – взыскать не более 20% от суммы начисленной зарплаты и компенсационных выплат. Даже если работник при увольнении согласится подписать письменный документ об отсутствии возражений, работодатель не получит права взыскания более 20%.

    При этом никто не запрещает работнику внести излишне полученные средства в кассу предприятия или на расчетный счет в добровольном порядке, уже после выплаты расчетных.

    Возврат отпускных через суд

    Если денежная величина всех осуществленных выплат в процессе отказа от продолжения сотрудничества меньше, нежели сумма удержания, сотрудник недостающую величину может внести на добровольной основе. Он может обратиться в кассу или отправить средства на текущий банковский счет.

    Если специалист отказался делать это в добровольном порядке, за нанимателем сохраняется право на обращение в судебную инстанцию на базе статей 382, 383 ТК РФ.

    Бухгалтерские проводки

    В учетной бухгалтерской политике используют следующие хозяйственные операции:

    • Дт 26 Кт 70 – методом «красного» сторно снимается с расходов сумма долга по отпускным (цифры заносятся со знаком минус),
    • Дт 70 Кт 68 – тем же методом уменьшается обязательство по НДФЛ (суммы также зачисляется со знаком минус),
    • Дт 70 Кт 50/51 – выплата остатка расчетных через кассу или р/с,
    • Дт 50/51 Кт 70 – возмещение «перелимита» в добровольном порядке.

    Перерасчет подоходного и социального взноса

    Если работнику не предоставлялись вычеты, расчетные действия выглядят так:

    где искомый показатель – налог, а СО – сумма отпускных выплат, которые были перечислены работнику за неотработанные дни.

    Что касается страховых взносов, при их выплате в большем размерном показателе можно вести речь о завышении базы. Тем не менее, пересчитывать их не придется. Ведь в связи с удержанием отпускных сотрудник и без того получит деньги в меньшем количестве. Именно на уменьшенную величину работодатель и начислит взносы по страхованию. Однако если величина выплат в квартале, в котором фиксируется увольнение, меньше, нежели сумма долга, придется вносить корректировки в рамках персонифицированной отчетности.

    Практический пример и алгоритм расчета с формулами

    Менеджер Иванов уволился с предприятия «Заря», но до этого полностью воспользовался отпуском в 28 дней (стандарт). К этому моменту в бухгалтерии имелись такие данные:

    • число авансом оплаченных дней – 12,
    • средний заработок в день – 1120 р.

    Из дополнительных условий – повышение окладов за время пребывания в отпуске (с 25 до 28 т. р.), завершился отдых 30.05.2018 года Бухгалтер сделает расчет:

    Именно в данной величине и представлен долг Иванова перед фирмой. Без согласия менеджера вернуть работодатель может лишь 20% от исчисленной величины.

    Детальный порядок расчета отпускных приведен ниже.

    Как вернуть законно по ТК РФ?

    По закону сумма удержаний с выплат при увольнении не должна превышать 20%. Если излишне выплаченная сумма отпускных более 20% от начислений работнику после налогообложения, то есть 2 пути возврата ранее выплаченных средств за авансом предоставленный отпуск:

    1. Договориться с сотрудником о том, что он добровольно вносит требуемую сумму в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
    2. Работодатель обращается с иском в суд, в котором предъявляет платежные документы, график отпусков, заявление сотрудника с просьбой перенести отпуск, приказ на отпуск. Основным доказательством ответственности сотрудника будет заявление на перенос, которым не стоит пренебрегать, если работник идет в отпуск не в даты, указанные в графике.

    Законом также предусмотрены ситуации, в которых запрещено удерживать излишне выплаченные деньги:

    • Увольнение работника при его призыве на службу в армию
    • Увольнение жены военнослужащего в связи с переездом в другую местность
    • Увольнение в связи со смертью сотрудника
    • Увольнение в связи с ликвидацией
    • Сокращение на предприятии

    К особым случаям можно отнести увольнение в связи с переводом работника к другому работодателю. Такое расставание не отбирает у последнего права на вычет излишне выплаченных сумм, а у работника – права на компенсацию за неотгуленный отпуск.

    Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

    Как рассчитать сумму к удержанию?

    Расчет излишне выплаченной суммы к удержанию выполняют по аналогии с расчетом отпускных.

    Краткий алгоритм подсчетов выглядит следующим образом:

    • Определяем количество дней отпуска, положенного на день увольнения. Для этого подсчитываем страховой стаж. По общему правилу минимальный отпуск сотрудника составляет 28 календарных дней, а каждый отработанный месяц приравнивается к 2.33 дня. Из полученного периода вычитаем дни, которые сотрудником уже использованы. При этом можно получившееся число округлить в пользу работника.

    Важно: поскольку деньги сотрудник возвращает, а не получает, в пользу сотрудника считается округление числа в меньшую сторону. Например, не 2.33 дня, а 2 дня. Округление до 3 дней будет противозаконным в такой ситуации.

    • Определяем средний заработок сотрудника за последние 12 месяцев, который необходимо рассчитать на момент выплаты отпускных. Если сотрудник работает менее года, то оставшиеся периоды рассчитывают по МРОТ.
    • Рассчитываем сумму излишне выплаченных отпускных как произведение суммы среднего заработка и количества неотработанных дней отпуска.

    Пример расчета

    Сотрудник принят в организацию 10.05.2016. В отдел персонала поступило заявление на увольнение 01.03.2017. За отработанный период сотруднику предоставлялся отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оклад сотрудника составляет 40 000 рублей. Производим расчет:

    • Отпускной стаж работника на дату увольнения составляет 8 полных месяцев и 20 дней. Поскольку существует правило, по которому остаток равный или более 15 дней работодатель обязан засчитать за полный месяц, принимаем к расчету период в 9 месяцев. Отпуск, который на момент увольнения, должен работодатель сотруднику равен 9х2.33=20,97 дней, который мы округляем до 21 дня. Разница по излишне выплаченным отпускным в днях составила 7 дней.
    • Поскольку за время работы у сотрудника не было больничных и отпуска без сохранения заработной платы, принимаем, что средний заработок сотрудника составляет 40000 рублей. Средний дневной заработок определяем по формуле: 40000/среднее количество дней в месяце 29,3 = 1365 рубль.
    • Сумма излишне выплаченных отпускных к удержанию составляет: 7 дней х 1365 = 9555 рублей.

    Налогообложение

    Поскольку в момент выплаты отпускных на эти суммы был уплачен налог НДФЛ, в отчетности по налогообложению необходимо провести корректировку.

    Важно: это делают в отчетности за период, в который было проведено увольнение, а не задним числом.

    Причина в том, что на момент проведения отпуска ошибки не было. В отчете эти операции будут внесены как «внереализационные доходы». Для того, чтобы работнику вернуть эти деньги, сумму итогового расчета уменьшают на сумму налога, вычтенного с отпускных. Работника в письменном виде в течение 10 дней необходимо будет предупредить об этой операции.

    Важно: общая сумма удержания из заработной платы может быть не более 20% от общей суммы выплаты после уплаты налога НДФЛ.

    При этом если при увольнении есть удержания другого характера, например за порчу имущества, 20% — это общий процент по общей сумме всех удержаний. Так, применительно к вышеописанному примеру: сумма окончательного расчета составляет 40 000 к начислению и 34 800 к выплате. 20% от суммы 34 800 рублей будет составлять 6960 рублей. Сумма налога НДФЛ, возвращаемого с уплаченных отпускных составит 13% от 9457 = 1229.41.

    Окончательный расчет работнику будет выглядеть так: 34 800 – 6960 + 1229.41 = 35 330,41.

    Вернуть без согласия работника всю задолженность будет нарушением трудового законодательства. Если работодателю принципиально важно вернуть излишне выплаченную сумму отпускных (в данном случае это 2497 рублей), это можно сделать двумя путями — договориться с работником или решать вопрос через суд.

    Сотрудника вызвали из отпуска.

    Иногда случаются ситуации, в которых находящегося на отдыхе сотрудника необходимо срочно вызвать на работу. Некоторые, конечно, решают этот вопрос неофициально (мол, выйди на 3 дня пораньше безо всякого оформления, потом отгуляешь). Но если придерживаться законодательно установленного порядка, то вызов сотрудника из отпуска обязательно надо оформить документально. При этом учтите, что для отзыва сотрудника из отпуска необходимо получить его согласие. Далее работодатель должен оформить приказ об отзыве специалиста из отпуска. В данном приказе не помешает закрепить порядок использования работником оставшейся части отпуска. Содержание приказа следует довести до работника под роспись.

    Обратите внимание: по согласованию между работником и работодателем оставшуюся часть отпуска специалист может использовать в удобное для него время в текущем году либо присоединить к отпуску за следующий год работы.

    При отзыве сотрудника из отпуска можно говорить о том, что ранее выплаченная ему сумма отпускных завышена, а значит, подлежит пересчету. За те дни отпуска, в которые сотрудник будет работать, он получит заработную плату. Следовательно, полученные за эти дни отпускные будут считаться излишне выплаченными. Значит, работник должен их вернуть. Правда, обычно лишние отпускные сотрудник назад не возвращает. Их засчитывают при выплате ему зарплаты за текущий месяц.

    Теперь поговорим о том, что в данной ситуации будет с налогооблагаемой прибылью. Тут все зависит от того, успела ли компания подать декларацию за соответствующий период. Если успела, то ей нужно будет представить в инспекцию "уточненку". Но обычно до этого не доходит, ведь для составления декларации по налогу на прибыль дается 28 календарных дней с момента окончания отчетного периода. А в этот срок, как правило, уже известно, отгулял сотрудник все дни отпуска или нет.

    Что касается начисленных ЕСН и пенсионных взносов, то финансисты не призывают уточнять базу по этим платежам за предыдущий отчетный период 18 . По их мнению, в данном случае корректировки следует показать в базе текущего периода.

    И напоследок - о НДФЛ. При отзыве гражданина из отпуска налоговый агент пересчитывает суммы отпускных и удержанную сумму налога на доходы. Бухгалтер делает сторно ранее начисленных отпускных и соответствующего налога, а за фактически отработанные дни начисляет зарплату и вновь рассчитывает НДФЛ.

    Я.И. Кулибаба,
    генеральный директор компании "Реал-аудит"

    Затраты на отпускные (средний заработок, сохраняемый на время отпуска) учитывают в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). А такие расходы признают в налоговом учете ежемесячно, исходя из начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК РФ). Это специальная норма, содержащая прямое указание на период учета подобных расходов. Она конкретизирует порядок применения общей нормы статьи 272 Кодекса о том, что расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся. Таким образом, период признания отпускных в налоговом учете - это период их начисления, период фактического возникновения обязательств организации по выплате отпускных.
    Мнение по данному вопросу чиновников (письмо Минфина России от 04.04.2006 N 03-03-04/1/315), настоятельно требующих признавать расходы на отпускные пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период, прямо противоречит Налоговому кодексу. Это противоречие становится совершенно очевидным, если сравнить указанное мнение финансистов с их же мнением о периоде признания в налоговых расходах начисленного на суммы отпускных единого соцналога (письмо Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/1/212). В соответствии со статьей 272 Кодекса расходы на оплату труда (в т. ч. отпускные) и расходы на ЕСН учитываются в период их начисления. Отпускные и соответствующий единый социальный налог начисляются одновременно. Следовательно, и период учета этих расходов должен быть одним и тем же.
    Что касается арбитражной практики по рассматриваемому вопросу, то судьи точку зрения чиновников не разделяют (Пост. ФАС ПО от 14.11.2008 N А55-4199/2008, ФАС ЗСО от 03.12.2007 N Ф04-8300/2007 (40621 А75-15), ФАС МО от 07.08.2007 N КА-А40/5187-07, ФАС ДВО от 30.05.2007 N ФОЗ-А24/07-2/1446). Поэтому, на наш взгляд, при возникновении спора с проверяющими у вас есть очень хорошие шансы одержать верх в судебном разбирательстве.

    Сотрудник отгулял отпуск авансом, а потом уволился

    Как правило, отпуск предоставляют за фактически отработанное сотрудником время. Но трудовое законодательство не запрещает предоставлять отпуск и ранее - так сказать, авансом. "Авансовые" дни отпуска сотрудник потом отрабатывает. Но бывает, что специалист увольняется до того, как отработает эти дни. Как быть в этом случае с излишне начисленной суммой отпускных, а также с налогами с таких выплат?

    Прежде чем ответить на эти вопросы, отметим, что организация вправе вернуть излишне выплаченные отпускные, удержав их из зарплаты, выдаваемой сотруднику при увольнении 19 . Правда, в исключительных случаях законодательство накладывает запрет на подобное удержание (например, если увольнение производится в связи с ликвидацией организации или сокращением штата). Нельзя забывать и о другом ограничении: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (а в некоторых случаях - 50 или 70%) заработной платы, причитающейся работнику 20 .

    Если сумма удержаний более чем на 20 процентов превышает начисленную работнику зарплату, фирме необходимо заручиться согласием сотрудника на возврат излишне полученной суммы отпускных. Тот факт, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания, он может подтвердить соответствующим заявлением. В противном случае удерживать излишне выплаченную сумму самостоятельно компания не вправе.

    При расчете суммы, подлежащей удержанию, должен быть принят среднедневной заработок, по которому ранее производился расчет отпускных. То есть удерживается то, что было выплачено, и точно в том же размере. Новый расчет среднедневного заработка исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, производиться не должен. Иначе может возникнуть ситуация, при которой с работника будут удержаны суммы бльшие, нежели те, которые он получил при оплате предоставленного отпуска, или же, наоборот, меньшие. А это недопустимо.

    Что касается налогообложения прибыли, то в ситуации, когда фирма решила удержать лишние отпускные из зарплаты работника при его увольнении, налоговики не требуют исключать их из расходов периода, в котором они были отражены. Инспекторы считают, что в данном случае организация должна включить эти суммы в состав внереализационных доходов 21 .

    А если компания приняла решение не удерживать из расчета увольняемого излишнюю сумму отпускных? Тогда во избежание налоговых рисков работодателю следует пересчитать налоговую базу за прошлый период. Дело в том, что согласно позиции чиновников лишние суммы отпускных не отвечают основному условию для признания налоговых расходов - обоснованности и направленности на получение дохода.

    Предположим, что расходы на выплату отпускных организация уже учла при расчете налога на прибыль за какой-то прошлый период и за этот период уже была сдана "прибыльная" декларация. Значит, впоследствии компания должна представить в инспекцию "уточненку", доплатив перед этим налог и пени. Таким образом, негативные последствия в части налога на прибыль возникают у работодателя независимо от того, принято решение удерживать лишние суммы отпускных из зарплаты увольняемого сотрудника или нет.

    Теперь рассмотрим оба варианта с позиции зарплатных налогов. И для начала ответим на вопрос, как быть с ЕСН и НДФЛ, если компания решила удержать лишние отпускные при расчете с увольняемым сотрудником.

    При отпуске организация начислила соцналог с полной суммы отпускных. В дальнейшем неотработанную сумму она удерживает у сотрудника. Следовательно, можно говорить о том, что ранее налог был завышен, а значит, его необходимо скорректировать. Каким образом это нужно сделать? Надо ли фирме представлять уточненные расчеты за прошлый период? В комментарии по этому поводу 22 финансисты указывают, что корректировку нужно делать в текущем периоде. Соответственно, уточненный расчет за предыдущий отчетный период не представляется. Иначе говоря, рассчитывая увольняющемуся последнюю зарплату, организация также должна начислить ЕСН со всей суммы зарплаты за отчетный период, но за минусом произведенных удержаний. То есть корректировка будет произведена путем начисления ЕСН в меньшей сумме.

    На наш взгляд, с налогом на доходы нужно поступить аналогичным образом: при выплате последнего заработка, из которого были произведены удержания излишне выплаченных отпускных, НДФЛ исчислить с уменьшенной суммы.

    А если компания решит "простить" работнику лишние отпускные? Тогда сомневаться в наличии дохода у сотрудника не приходится. А значит, корректировать зарплатные налоги бухгалтеру в данном случае не нужно. Кстати, вполне возможно, что сумму ЕСН, приходящуюся на эту часть отпускных, инспекторы признают необоснованным расходом для целей налогообложения прибыли.

    О проезде работника к месту отпуска

    Организация может принять решение оплачивать сотруднику - например, раз в год - его расходы на проезд к месту отпуска и обратно. Обращаем внимание: речь идет о коммерческих организациях, не расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
    При принятии такого решения соответствующие условия обычно прописывают либо в коллективных договорах, либо во внутренних положениях организации (например, в Положении об оплате труда). Может ли организация учесть подобные расходы при налогообложении прибыли? Давайте для начала обратимся к нормам Налогового кодекса.

    Упоминание "иных организаций", на наш взгляд, позволяет любой коммерческой компании отразить в налоговом учете расходы на проезд сотрудника к месту отпуска и обратно. Но только в порядке, предусмотренном самой фирмой.

    Примечательно, что финансисты и налоговики до сих пор не могут прийти по этому вопросу к общему знаменателю. Минфин России считает, что указанным правом могут воспользоваться исключительно организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях 23 . Однако ФНС России, получив последнее письмо минфиновцев по этому поводу, попросила еще раз вернуться к рассмотрению данного вопроса, поскольку разъяснения финансового ведомства "прямо противоречат нормам налогового законодательства" 24 . Будем надеяться, что эту просьбу налоговиков финансисты не оставят без внимания и поменяют, наконец, свою позицию в пользу компаний.

    Материальная помощь к отпуску

    В целях мотивации некоторые организации выплачивают своим сотрудникам к отпуску материальную помощь, обычно закрепляя эту обязанность в своем локальном нормативном акте. Возникает вопрос: можно ли эти расходы учитывать при налогообложении прибыли?

    Надо сказать, что споров по этому поводу возникает не так уж и много. Дело в том, что пунктом 23 статьи 270 Налогового кодекса четко установлено, что при определении "прибыльной" базы не учитываются расходы в виде сумм материальной помощи работникам. Причем независимо от факта отражения их в коллективном (трудовом) договоре. Таким образом, матпомощь, выплачиваемая сотрудникам к отпуску, не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Такой же вывод делают и представители Минфина России 25 . Тут же финансисты указывают, что материальная помощь не облагается ЕСН как раз потому, что она не включается в состав налоговых расходов. Отметим, что были случаи, когда налоговики хотели доначислить соцналог на такие выплаты. Однако судьи контролеров в этом начинании не поддержали 26 .

    Что касается НДФЛ, то освобождение от уплаты этого налога в отношении материальной помощи, выданной непосредственно к отпуску, статьей 217 Налогового кодекса не предусмотрено. Однако согласно другой норме главного налогового документа 27 любая матпомощь, выданная работникам организации, не облагается налогом на доходы как минимум в пределах 4000 рублей в год.

    Автор статьи:
    А.З. Островская,
    ведущий налоговый консультант
    консалтинговой компании Tax Optima

    Экспертиза статьи:
    Ю.М. Лермонтов,
    консультант Минфина России

    2 п. 7 ст. 255 НК РФ

    3 письмо Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/1/212

    4 п. 4 ст. 272 НК РФ

    5 Пост. ФАС УО от 08.12.2008 N Ф09-9111/08 С3

    6 Пост. ФАС СЗО от 16.11.2007 N А56-39310/2006

    7 письма Минфина России от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49, от 24.01.2008 N 03-04-07-01/8

    8 письмо ФНС России от 09.01.2008 N 18-0-09/0001

    9 п. 6 ст. 226 НК РФ

    10 Пост. ФАС СЗО от 20.02.2008 N А05-5345/2007

    11 Пост. ФАС УО от 04.03.2008 N Ф09-982/08 С2

    12 п. 1 ст. 236 НК РФ

    13 ст. 242 НК РФ

    14 письмо Минфина России от 21.09.2007 N 03-04-06-02/192

    15 письмо УФНС России по г. Москве от 06.08.2008 N 21-11/[email protected]

    16 письмо УФНС России по г. Москве от 06.08.2008 N 21-11/[email protected]

    17 подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ

    18 письмо Минфина России от 29.09.2006 N 03-05-02-04/151

    19 1 ст. 137 ТК РФ

    20 ст. 138 ТК РФ

    21 письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 N 21-08/[email protected]

    22 письмо Минфина России от 06.03.2007 N 03-04-06/02/38

    23 письма Минфина России от 27.03.2009 N 03-03-05/50, от 12.03.2008 N 03-03-06/1/169

    24 письмо ФНС России от 05.05.2009 N 3-2-06/50

    25 письмо Минфина России от 11.02.2009 N 03-03-06/1/49

    26 Пост. ФАС УО от 13.10.2008 N Ф09-7305/08 С2

    Смотрите видео: Удержание отпускных при увольнении работника в 1С:ЗУП (MARCH 2019).