Вопросы к Юристу

Способы перевода документов в электронный вид

Сегодня существует множество способов создать копию бумажного документа, перевести с бумажного формата в электронный и т.п. Если для создания копий бумажных документов требуется только ксерокс, то для перевода бумажного документа в его электронный формат потребуется не только специальное оборудование, но и программное обеспечение.

Как создать электронный вариант документа?

Для того чтобы создать электронную копию документа, пользователю потребуется сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Разумеется, если потребности в МФУ нет, то и покупать его не стоит, проще обойтись именно сканером. Во-первых, он обойдется гораздо дешевле, а во-вторых, он будет выполнять именно ту функцию, которую надо пользователю, а именно сканировать документ и переводить его в электронный формат.

Для работы сканера потребуется специальное программное обеспечение - драйвер. Обычно он идет в комплекте с устройством, но если его нет, то всегда можно найти в интернете. Можно воспользоваться универсальной программой ABBY Finereader, с помощью которой производится непосредственно сканирование и распознавание текста.

Вся процедура перевода бумажного документа в электронный формат сводится именно к этим двум процедурам (сканированию и распознаванию текста). Длят ого чтобы сделать электронную копию документа, необходимо: перейти в меню «Пуск», а в списке всех программ найти либо драйвер от сканера или МФУ, либо программу ABBY Finereader и запустить ее. После запуска программы и сканера можно открывать крышку и класть на нее бумажный документ текстом вниз. Документ следует расположить на поверхности сканера максимально ровно по отношению к краям рабочей поверхности устройства. Далее требуется как можно плотнее прижать крышку, чтобы освещение не попадало на рабочую поверхность. В противном случае электронный документ получится засвеченный, то есть часть текста, на которую попал свет, не будет видна.

Далее в настройках следует выбрать оптимальные параметры сканирования, такие как цвет, выходной размер, разрешение вывода и др. Когда все будет готово, можно нажимать на кнопку «Сканировать». Когда процедура завершится, следует нажать на «Распознавание», с помощью которого текст будет преобразован в электронный формат, например .doc, и документ можно будет открывать в текстовом редакторе для внесения изменений.

Решение для перевода бумажных документов в электронный вид

ABBYY FlexiCapture позволяет выделять необходимые значимые поля из неструктурированного текста. Например, из бумажных договоров с помощью этой технологии можно автоматически выделять наименования контрагентов, сумму сделки и т.п.

Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Получите качественную бесплатную консультацию Оставить заявку

Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть

Способы перевода документов в электронный вид

Сергей Миронов () — заместитель директора корпорации «Электронный архив» (Москва).

Проект, реализованный корпорацией «Электронный архив» для одного из крупнейших российских нефтегазовых предприятий, предусматривал перевод в электронный вид 1,5 млн крупноформатных схем, чертежей и организационно-распорядительной документации.

Лекция 8 В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота.

Что надо знать бухгалтеру о переводе его документов в электронный вид

Фактически, это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма – это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.

Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия.

Формат – это контейнер для информации, а форма – ее визуальное отражение. А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные НПА и виды электронных документов. 2 ст. 434 ГК РФ)

Электронные архивы для промышленности

Слишком велика в этом процессе роль методологии и опыта, слишком велик риск потери информации из-за человеческого фактора или сбоев оборудования.

долл.Даже при относительно небольшом объеме архива иногда выгоднее поручить его перевод в электронный вид стороннему исполнителю. В процессе выполнения работ могут обнаружиться множество статей расхода, которые не были предусмотрены или казались малозначительными.

Перевод документов архива в электронный вид

Правильный перевод документов в электронный вид входит в число наиболее актуальных текущих проблем многих предприятий и коммерческих организаций.Главным образом, это связано с издержками и временными потерями, которые обусловлены сложностями доступа к определенному документу, если архив не организован надлежащим образом. Это касается документов всех типов, от конструкторской и технологической документации, до учетных документов работающих или уволившихся сотрудников.

Очевидно, что перевод архива в электронный вид и грамотная систематизация его содержимого, не только существенно повышает уровень информационной поддержки предприятия, но и упрощает хранение такого архива.

Наша компания осуществляет перевод документов в электронный вид на высоком профессиональном уровне, в соответствии с законодательства РФ и с предоставлением полного спектра гарантий.

Непрофессиональный перевод архива в электронный вид несет в себе риск появления недочетов и не читаемых фрагментов в документации, создание неудобных библиотек со сложным поиском.

Все эти факторы в самый неподходящий момент могут сыграть критически негативную роль, если понадобится быстро «поднять» нужный документ из архива, а он окажется не читаемым по тем или иным причинам.

Доступные по цене профессиональные услуги перевода архива в электронный вид способны в будущем сохранить суммы в сотни и тысячи раз большие, что, безусловно, выгодно для предприятия.

или отправьте запрос на

  • Комплексное решение поставленных задач Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.
  • Профессиональные консультации Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.
  • Опыт работы с иностранными и отечественными организациями Основные клиенты, которые обращаются к нам — это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

  • Правительство Абхазии получит в дар от представителей Госархива РФ одокументы, посвященные революционному движению
  • На прошлой неделе состоялась встреча представителей различных архивных ведомств

  • Большинство фирм хранят всю свою документацию непосредственно в офисе
  • Обработка документов на предприятии — неотъемлемый процесс деятельности

Выберите категорию Электронный архив Архивные услуги Введите символы, изображённые на картинке: *

Лекция 3 Технологии перевода бумажных документов в электронные

При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.

Если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным.

Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.

При вводе форм также может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition).

С чего начать преобразование документов в электронный вид

Документы в электронном виде – это готовые «кирпичики» для создания полноценного электронного архива.

Особое внимание нужно уделять старым (или ветхим) документам, бумагам большого формата: их сканировать сложнее всего, риск потери части информации выше.

Часть документов отбраковывается. Основанием для отбраковки может стать ветхость, истечение срока действия и срока хранения, ничтожность или нечитаемость документа.

Подготовка к сканированию включает и расшивку дел, удаление с бумаг скрепок, зажимов – всего, что может помешать сканированию и потенциально может исказить образ (электронную копию) документа. В зависимости от характеристик документов, подготовленных к переводу в электронную форму, выбирается как способ сканирования, так и программное обеспечение для распознавания образа.

Способ оцифровки зависит и от количества документов, и от преобладания бумаг того или иного типа (формализованные, текстовые, с большим количеством графических элементов),, и от качества (сохранности) бумаг.

Если количество документов велико, то используется потоковая, максимально автоматизированная оцифровка.

На этапе подготовки к созданию электронного архива группы документов сканируются именно в потоковом режиме. Полученные образы документов сортируются.

  • проверяется соответствие образа и бумажного документа,
  • образ относят к одной или нескольким группам архива,
  • образ получает маркировку и сопроводительный текст.

Лишь после этого можно считать, что подготовка к созданию электронного документа готова – образ можно распознавать и отправлять готовый документ на его «родное» место на сервере организации. Мы проводим оцифровку как для пополнения архивов организаций, так и в виде отдельной услуги.

  • LG В компании LG TCM были успешно проведены работы по экспертизе ценности документов
  • Российский государственный торгово-экономический университет Успешно проведена архивная обработка документов, с утверждение ЦЭПК Главархива Москвы.

Вопрос-ответ по теме

Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета. Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам?

Сразу отметим, что сканер вам нужно будет приобрести в любом случае (естественно, если в будущем не планируется полный отказ от бумажного документооборота, что сомнительно), так как перевод имеющихся документов в электронный вид – это первоначальный этап создания электронного архива. Но даже в случае привлечения сторонних специалистов последующее постоянное наполнение и актуализация данных будут проводиться вами самостоятельно.

Более подробно о документировании утери документов вы можете узнать в статье.

Прежде всего вам следует определиться, какова цель перевода бумажного архива документов в электронный вид. Если самоцелью является наличие скан-образов необходимых документов предприятия, то вам будет достаточно потокового сканера и сотрудника, умеющего его использовать. Но, как показывает практика, основной проблемой при значительных объемах документации чаще всего является поиск, сбор и актуализация информации, а здесь нужны не просто документы в электронной форме, а структурированный архив с удобной навигацией и фильтрацией данных.

Для решения задачи в таком виде требуется гораздо больше ресурсов, да и вопросов становится больше (как и направлений развития и охватываемых функций).

Например, совершенно ясно, что для создания электронного архива специализированные системы (например, ECM) подходят гораздо больше, чем, скажем, общий сетевой ресурс предприятия, а желание систематизировать данные требует извлечения из документов дополнительных реквизитов (контрагенты, суммы, категории договоров и т.д.).

Кроме того, все чаще информационные системы предприятия работают в связке, образуя единый комплекс обработки данных. Это можно сказать не только о крупных организациях – сегодня редко где можно встретить компании, не использующие хотя бы системы налогового и бухгалтерского учета. Совершенно логичным желанием было бы обеспечить взаимодействие учетной системы организации и архива документов (тем более это актуально в случае договоров и счетов).

Таким образом, желание перевести документы в электронный вид при более подробном рассмотрении вылилось в развертывание системы (для конкретики будем говорить о ECM), разработку (или доработку) классификаторов документов, перевод документов в электронный вид с извлечением (желательно автоматическим) метаданных и занесением их в систему. Кроме того, желательно получить и интеграцию с учетной системой организации.

То есть вам нужен как минимум один аналитик и один разработчик, способный доработать как ECM, так и учетную систему.

Если в компании, существующей два года, имеются сотрудники с соответствующей квалификацией, то работы могут быть выполнены своими силами при условии закупки необходимого ПО. Как правило, такое встречается редко, и для организации гораздо проще и эффективнее обратиться к сторонним специалистам, чем затрачивать большое количество ресурсов на «выращивание» своих узкоспециализированных кадров.

В то же время на рынке существуют легкие для освоения продукты, позволяющие с минимальными вложениями получить базовый функционал ECM-системы. Если ситуация такова, что на текущий момент нет возможности выделить достаточное количество ресурсов, можно выбрать современный перспективный продукт и своими силами с минимальным привлечением подрядчиков закрыть им основные потребности (тем более что появляется все больше облачных решений, в том числе с рассрочкой или арендной платой). В дальнейшем с ростом организации могут охватываться все новые задачи. А при наличии планов на развитие системы постепенное выделение и обучение своих специалистов в будущем может и вовсе свести необходимость в посторонней помощи к нулю.

Проблемы бумажных архивов

Бумажка есть бумажка – она стареет, желтеет, утрачивает ровность краев, да и выцветает. Потерять ее, украсть или испортить совсем нетрудно. А если один документ требуется целому ряду специалистов или нескольким отделам для работы, то делопроизводителю приходится заниматься его размножением.

Ниже представлен типовой процесс перевода документов в электронный вид.

Что переводят в электронный вид

Приказы, распоряжения, договоры, финансовая отчетность, накладные, путевые листы, кадровое делопроизводство – видов документации на каждом предприятии великое множество. Заказав у нас перевод бумажных документов в электронный вид, можно добиться более современного архивирования, удобство которого Вы ощутите сразу же. Конечно, можно подобное архивирование поручить собственным подчиненным, сэкономив средства на оплату услуг сторонней компании. Однако этот процесс потребует первоначального обучения сотрудников, приобретения специального оборудования, программного обеспечения и массу дополнительного времени. Так или иначе, этот процесс затратен. Исходя из опыта мы рекомендуем не заниматься этим самостоятельно. Так как переделка Вам обойдется всегда дороже чем если бы Вы заказали услуги в специализированной компании.

Работа профессионалов архивного дела

Профессионалы архивного дела произведут перевод бумажных документов в электронный вид быстрее и качественнее:

  • Обычное сканирование предполагает получение подобия фотографии документа, без возможности его редактирования и копирования фрагментов.
  • Сканирование автоматизировано, что сокращает сроки работ и исключает ошибки,
  • Документация регистрируется и индексируется, распределяется по соответствующим папкам, ускоряющим ее поиск,
  • Вся документация в электронном виде стандартизируется.

Технология переводов бумажных документов в электронные

Р и с у н о к 8.6 — Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид Формализованные документы — это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные.

Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы — это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику.

Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация.

Электронный документ

Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.На основе не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.Хорошим инструментом оценки будущего партнера является проверка его баланса, зафиксированного отметкой налоговой службы на последнюю отчетную дату. Этот показатель можно получить в сервисах проверки контрагентов.

О том как это сделать читайте .Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов.

Смотрите видео: Распознавание текста. Перевести картинку и пдф в ворд. Лучшие методы (August 2019).