Вопросы к Юристу

Акт приема-передачи запасов сырья, топлива, материалов и иных оборотных средств (приложение к договору аренды предприятия)

Накладная на отпуск талонов на ГСМ – документ, предназначенный для осуществления процедуры отпуска специальных таланов на выдачу горюче-смазочных материалов. Применяется на предприятиях, которые ведут учет расхода топлива и ГСМ посредством талонов, а не за наличный расчет.

Выдача водителям ГСМ осуществляется при обязательном предъявлении водителем путевого листа или же иных документов, позволяющих получение данных материалов.

Составлением данного документа, как правило, занимается уполномоченный работник бухгалтерии того или иного предприятия. Накладная на отпуск талонов на ГСМ должна содержать в себе следующую информацию:

  • основание для выдачи данного документа,
  • кому, через кого, а так же номер доверенности, если таковая используется,
  • перечень всех нефтепродуктов, которые подлежат выдачи посредством талонов,
  • единица измерения конкретного ГСМ (топливо – в литрах, смазки – в килограммах),
  • конкретное количество того или иного ГСМ которое подлежит отпуску, а так же было отпущено фактически,
  • плотность ГСМ,
  • цена за единицу измерения ГСМ,
  • сумма,
  • порядковый номер записи согласно складской картотеке.

В конце данного документа необходимо указать инициалы и фамилии должностного лица, непосредственно занимающегося отпуском талонов, лица, разрешившего их отпуск и главного бухгалтера с проставлением их подписей. Так же следует указать общее количество талонов и сумму, на которую они были отпущены.

Акт N _____ приема-передачи запасов сырья, топлива, материалов и иных оборотных средств

____________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице ____________________, действующ__ на основании ____________________, с одной стороны, и ____________________, именуем__ в дальнейшем "Арендатор", в лице ____________________, действующ__ на основании ____________________, с другой стороны, совместно именуемые "Стороны", заключили настоящий Акт о нижеследующем:

1. Арендодатель, в соответствии с условиями Договора аренды от "__"___________ ____ г., передает, а Арендатор принимает запасы сырья, топливо, материалы и иные оборотные средства согласно нижеуказанной описи.

2. Состояние указанных запасов сырья, топлива, материалов и иных оборотных средств на момент передачи удовлетворительное, претензий у принимающей Стороны нет.

3. Опись запасов сырья, топлива, материалов и иных оборотных средств:

4. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  • Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  • В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
  • Смотрите видео: Как заполнить накладнуюАкт выполненных работ на сдачу товара. Казахстан (September 2019).